Por qué necesitás un inbox en tu flujo de trabajo (y cómo empezar a usarlo hoy)

Si tu cabeza está llena de cosas por hacer y tu lista de tareas parece infinita, lo que te falta no es tiempo: te falta un inbox. En este artículo te cuento qué es, para qué sirve y cómo implementarlo para darte paz mental

¿Qué es un inbox y por qué lo necesitás en tu flujo de trabajo?

Si te voy a ser sincera, inbox en español se dice bandeja de entrada. Soy partidaria de no usar tanto anglicismo, pero también es verdad que queda muy largo, así que nos quedamos con inbox.

Seguramente esto de la bandeja de entrada (inbox para los amigos)  te suena de tu correo electrónico, pero no aplica solamente a eso. Básicamente aplica a cualquier cosa que luego necesite ser revisada.

Este término viene de cuando en las oficinas tenían esas bandejas para la correspondencia escrita o memos. Había una de entrada y otra de salida. Entonces la gente ponía ahí lo que había que leer o procesar y una vez hecho se trasladaba a otra bandeja que era la de salida.

El error de intentar organizar «directamente»

Muchas veces tratamos a nuestro inbox como nuestra lista de tareas y eso es un error masivo. Especialmente si por inbox nos referimos a nuestro correo electrónico. Muchas veces abrimos nuestra casilla y nos ponemos a contestar correo sin categorizar qué es urgente, qué es importante y qué puedo delegar.

Además como ahí van a morir todos nuestros correos y una vez resuelto no los archivamos siempre parece que queda algo para hacer. Si esto te abruma y te toca de cerca te cuento que hay un sistema para procesar un correo electrónico que se llama inbox 0. Este sistema te permite tener la bandeja de tu correo electrónico limpia y funcionando con lo justo y necesario.

¿Pero cómo un inbox aplica a mi lista de tareas?

Quizás habrás escuchado este concepto del braindump. Si no sabés de qué se trata, que el nombre no te intimide, es hacer una descarga mental. Por descarga mental entendemos anotar tooooooodo lo que tenemos que hacer, desde lo más básico como «llamar a la abuela» hasta lo más importante como «entregar el reportes de ventas del q2».

Y creo que si ya sabés por dónde voy, te habrás dado cuenta que esto lo vamos a hacer en tu inbox (sea cual sea la app que uses). Sí, todo, absolutamente todo. Esto sirve para darle paz a tu cerebro y quitarle la ansiedad de que se está olvidando de algo.

No te preocupes, porque luego este inbox vamos a procesarlo, asignando prioridades, fechas (de ser necesario), etc.

Hago énfasis en lo siguiente: Tu inbox no es tu lista de tareas. Así que tratalo como tal: Una zona de descarga.

Cómo un inbox te da claridad, foco y menos ansiedad

Tener un inbox para tus tareas, pendientes, etc., te ayuda poner orden en tu cabeza y diferenciar entre lo que tenés que hacer ahora, y lo que se te ocurrió que tenés que hacer (y que no necesariamente es ahora).

De esta manera, tu lista de lo que tenés que hacer hoy está clara, limpia. Si aprendiste a procesarla podés confiar ciegamente que lo urgente, importante y prioritario está ahí y no necesitás de ocuparte de nada más.

Cómo implementar tu propio inbox (físico o digital)

Sí, ya sé todo suena muy lindo y a la solución de todos tus problemas ¿pero cómo lo hago? Ahí te cuento.

El concepto de Inbox o bandeja de entrada se puede incorporar tanto si te organizás con una app digital como con cualquier tipo de planificador. Simplemente lo que hacés es asignar un área específica donde «tirar» todo lo que va surgiendo.

En mi caso, mi inbox no lo uso solamente para tareas, sino para ABSOLUTAMENTE TODO lo que se me pasa por la cabeza. Sean, ideas para el blog, alguna app que quiero probar, un concepto o frase que escuché por ahí y quiero conservar o recordar.

¿Qué tipo de inbox te conviene? (papel, app, libreta, notas del móvil)

Y… sabés que acá viene el relativo: depende. Depende de vos, de tu flujo de trabajo, de cómo te sientas más cómodo. Pensá que la principal característica del inbox es que sea de acceso rápido. La idea es que si estás en la mitad de un trabajo y te acordaste de algo, puedas anotarlo de manera ágil sin fricción. De esa manera, una vez que lo anotás, desocupás tu cerebro de eso y seguís trabajando en lo tuyo.

También depende del tipo de trabajo. Aunque prefiero las apps digitales, si estoy muy concentrada en lo que hago, en cuanto abro la aplicación para anotar algo, me disperso (de hecho, me acaba de pasar mientras hacía las capturas de pantalla para este artículo). Por eso tengo una libreta al lado donde anoto y luego lo paso a la app. No es lo más eficiente, pero soy muy “despistable” y es lo que me funciona en estos casos.

Si lo que estoy trabajando no requiere tanta concentración, lo pongo en mi inbox digital, que es básicamente una lista llamada (inbox) en mi app de tareas. Y… yastá

Reglas básicas para que funcione (y no se transforme en otro caos)

Tu inbox no es tu lista de tareas

La primera regla ya te la mencioné antes: No trates a tu inbox como tu lista de tareas. Tu inbox es una pata de tu sistema de organización, no todo el sistema. Es simplemente una zona de descarga.

Pensalo de esta manera, cuando volves del supermercado ponés toda la compra sobre una superficie (mesa, encimera, etc.) Luego, vas guardando la compra en los lugares correspondientes. Las latas y conservas a la despensa, la carne al congelador, los productos de higiene al baño. Bueno, tu inbox es esa superficie donde ponés la compra. Luego cada producto o tarea, necesita ser acomodado donde corresponde.

Cuándo y cómo vaciarlo (procesar vs. hacer)

Todo muy lindo con el inbox, pero si no le das un mantenimiento, no sirve de nada, porque se convierte en un cementerio de cosas. La idea es que programes una revisión frecuente de lo que tenés ahí.

¿Con qué frecuencia? Lo ideal sería diaria y luego semanal. Es decir, revisar al final de tu jornada laboral si hay algo que debería ser atendido mañana, por ejemplo.

Semanal, para organizar dónde va cada cosa, qué nota a qué tarea, qué recurso a qué proyecto.

Cuántos Inbox deberías tener

Honestamente lo ideal sería uno solo, pero muchas veces los inbox no dependen de uno mismo, por ejemplo tu correo electrónico. Entonces la respuesta sería, los menos posibles.

En mi caso yo tengo dos: uno en Notion para mis notas, enlaces, ideas, etc. Y otro en mi app de tareas. Actualmente estoy usando TickTick que ya viene con uno incorporado.

Te estarás preguntando ¿y el del correo? En mi caso los correos que necesitan acción de mi parte me los paso a mi lista de tareas a partir de un plugin de gmail.

Si usás Google Task, podés arrastrar el correo directamente a la barra de lateral.

Lo mismo podés hacer en Outlook con Ms ToDo

Preguntas frecuentes sobre tu inbox o bandeja de entrada (FAQ)

Bueno, espero que ahora tengas más claro para qué sirve un inbox y por qué deberías tener uno.

Espero que este artículo te haya ayudado un poquito, nos leemos la próxima. Chau Chau. 😘