¿Tu lista de tareas te estresa más de lo que te ayuda? Hoy te cuento cómo organizar tu lista de tareas para que realmente te ayude en lugar de agobiarte y de paso dejes de procrastinar.

¿Te pasó alguna vez que anotás una tarea como «llamar al electricista» y días después no tenés idea de por qué, para qué o incluso quién era el electricista? No sos solo vos, me pasó (y me sigue pasando, ejem) de vez en cuando.

Por eso, hoy te voy a contar cómo se hace una lista de tareas que realmente funcione. La idea es que mejores tu productividad, pero que también te resulte más fácil ponerte a trabajar sin darle tanto lugar a la procrastinación.

¿Por qué no funciona mi lista de tareas?

La procrastinación no siempre tiene que ver con evitar hacer cosas. Muchas veces, es una consecuencia directa de no procesar correctamente lo que tenemos que hacer. Anotás algo rápido en una libreta o app, pensando que «tu yo del futuro» va a entender de qué se trata… pero spoiler alert: no lo va a hacer.

Heráclito decía que uno no se baña dos veces en el mismo río, y lo mismo aplica para tu lista de tareas. Tu yo de hoy no es el mismo que el de mañana. Por eso es importantísimo anotar las tareas de manera clara y específica.

Estos son 7 errores comunes al hacer una lista de tareas que sabotean tu productividad

Lo que te cuento acá, son años de prueba y error intentando organizarme después de consumir toneladas de contenido de organización y productividad. Te comparto lo que a mí me funciona. Es probable que vos y yo no tengamos el mismo flujo de trabajo, así que tomá lo que te sirva.

Error #1: No escribir bien tus tareas

Una tarea bien escrita debería responder a estas preguntas:

  • Qué: ¿Cuál es la acción concreta? (Ej: Llamar al electricista) Sí o sí aquí va un verbo.
  • Cuándo: ¿Cuándo lo vas a hacer?
  • Dónde: ¿Es presencial o virtual? ¿Dónde será?
  • Cómo: ¿Qué necesitás para completarla?
  • Quién: ¿Involucra a alguien más?
  • Sobre qué: ¿Qué tema o contexto tiene?

Acá te doy ejemplos de tareas bien escritas para que tu yo del futuro no tenga que adivinar nada.

❌Ejemplo: Hablar con Yesica

✅Ejemplo: Hablar con Yesica mañana por teléfono sobre presupuesto del mes que viene. Necesito prespuesto del mes anterior.

Entiendo que quizás parezca mucho a la hora de escribir tooooda una tarea. pero este tipo de escritura elimina la fricción a la hora de empezar. Tu yo del futuro va a agradecer que no tenga que adivinar nada.

💡Truco PRO: Podés utilizar un código que hayas establecido de antemano, sea con iniciales, colores, o emojies. Eso sí, dejate un papelito aparte con una referencia de estos códigos, por si se te olvidan. ¡Me ha pasado!

En mi caso para estas cositas tipo (post its) uso Google Keep, pero debo confesar que me hice un apartado en Notion también para todo estos detallecitos.

Si te interesa, acá te muestro cómo usar Google keep, desde lo básico hasta lo más pro.

Error #2: No centralizar tus tareas

¿Usás una mezcla de notas en papel, apps, recordatorios en el teléfono y mails marcados como «importantes»? Uff, lo siento pero es un gran error.

Centralizar todas tus tareas en un solo lugar es clave para una buena organización, dentro de lo posible, claro. Si te organizás en papel, no hay problema, pero asegurate de anotar las cosas pendientes en la hoja que corresponde o tener un lugar donde puedas anotar y volver sobre eso.

Amo la organización digital, especialmente con apps como TickTick que tienen recordatorios, widgets y te ayudan a mantenerlo todo a la vista. Sea cual fuere la app que uses, lo importante es tener un buzón de entrada, o inbox donde puedas tirar todo lo que va a surgiendo y luego volver a procesarlo. Lo que me lleva a mi siguiente punto…

Error #3: Hacer listas eternas sin procesar

¿Te sentaste alguna vez a volcar todas tus tareas en una lista gigante y terminaste con más ansiedad que antes? Eso es normal. El famoso brain dump está buenísimo como primer paso, pero después hay que procesar esa lista.

Organizá, dividí y delegá de ser necesario. Revisá en tu lista cuáles de estas tareas tienen una fecha límite o momento en la que debe ser realizada. Luego agendalas y poneles un recordatorio de ser necesario.

No dejes tu lista como un «chorizo» eterno. Necesitas ordenarla para que sea útil y no un generador de estrés.

Error #4: No priorizar correctamente

No todo es urgente. No todo es importante. Definitivamente no todo es para hoy. Y sobre todo, no todo tenés que hacerlo vos. Una técnica recomendada para priorizar es la Matriz de Eisenhower, que te permite clasificar tus tareas según su urgencia e importancia.

Te voy a ser sincera, no siempre la uso, hay veces que quiero ahorrar tiempo antes de ponerme a analizar todo esto. Por eso a la hora de priorizar me hago dos preguntas clave que quizás a vos te pueden ayudar:

  • ¿Esto es realmente necesario hacerlo ahora?
  • ¿Cuál de estas tareas va a hacer que mi día sea más fácil?

Estas preguntas te ayudan a enfocarte en lo que realmente mueve la aguja en tu día y sobre todo que no te despistes con cosas que parecen urgentes, pero en realidad no lo son.

Error #5: No dividir las tareas grandes

Una tarea como «lanzar mi nuevo producto» es tan ambigua y grande que asusta. Eso no es una tarea, es todo un proyecto.

Hay que dividirla en pequeñas subtareas que puedas ir tachando: «escribir email de lanzamiento», «configurar página de venta», «agendar publicación en redes».

Las subtareas hacen el proyecto más realizable. Además de reducir el estrés, te ayudan a enfocarte en lo que tenés enfrente. Pero, tampoco hay que subestimar que sirven como checklist para que no te dejes nada por el camino.

Error #6: No agrupar tareas similares

Pasar de escribir un presupuesto a contestar mensajes de Whatsapp y luego revisar el stock, le exige a tu cerebro un cambio de contexto constante que consume energía mental.

Agrupar tareas similares (por ejemplo, responder todos los mensajes de una vez, o dedicar un bloque solo a planificación) te ayuda a trabajar con más fluidez.

Como despistada que soy, tengo que domar el caos mental, no solo haciendo una sola cosa por vez, sino haciendo todo lo posible para evitar distracciones. Si voy saltando de contexto lo más probable es que en el momento que abra una nueva pestaña de Chrome para hacer algo completamente distinto, me vaya y no vuelva.

Error #7: No asignar un momento para procesar tu lista

De nada sirve tener una lista si no le dedicás tiempo para organizarla. El mejor hábito que puedes incorporar a tu rutina es tomarte 15 minutos al día para procesar tu lista: actualizar, priorizar, tachar, reagendar. Yo lo hago antes de empezar a trabajar, así ya tengo claridad mental desde el minuto uno.

Luego, al finalizar mi jornada laboral tengo, a modo de ritual de finalización, un pequeño bloque de otros 15 minutos para reasignar cosas que me quedaron pendientes para el otro día. Esto no solo le da la pauta a mi cabeza de que es momento de relajarse, sino que además me da la paz mental de que no me olvido de nada y mi ansiedad no se queda trabajando en segundo plano.

Sé que tendrás muchas preguntas, por eso intento responder las más frecuentes en la siguiente sección.

(Sí, eso por eso y no por cuestión de SEO 👀)

❓Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar tu lista de tareas

¿Cómo debería escribir una tarea para que sea clara?

Una tarea clara tiene que incluir un verbo de acción («llamar», «enviar», «agendar»), una fecha o contexto, y, si es posible, con quién o para qué. Ejemplo: «Llamar a Yesica mañana para revisar el presupuesto del mes que viene». Cuanto más específica, menos fricción vas a tener a la hora de ejecutarla.

¿Cuál es el error más común al hacer una lista de tareas?

El más común es escribir tareas demasiado generales o ambiguas, como «contabilidad» o «ver el tema del pago». ¿El tema de pago a quién? ¿A mí, a otra persona? ¿Bajo qué concepto? Eso te deja en blanco cuando volvés a leer la lista. Es mejor apuntar acciones concretas y con contexto.

¿Es mejor usar papel o una app para mi lista de tareas?

Lo importante no es el formato, sino que todas tus tareas estén centralizadas en un solo lugar.

Podés usar papel, apps como TickTick, Google Task,  o Notion, pero lo clave es evitar tener tareas dispersas por todas partes (papelitos, mails, recordatorios, etc.).

¿Cómo puedo dejar de sentirme abrumada por mi lista de tareas?

El truco está en procesarla: no basta con volcar todo en un brain dump. Después, hay que priorizar, asignar fechas de ser necesario, dividir en subtareas, agrupar por tipo y eliminar lo que no sea relevante o delegarlo. Tomarte 15 minutos al día para organizarla puede marcar la diferencia.

¿Qué herramienta digital recomendás para organizar tareas?

Yo uso Google Task para lo rápido y urgente porque me aparece a simple vista en mi Google Calendar. Por otro lado uso Notion para lo más detallado, es decir, tareas que están relacionadas con mis proyectos, creación de contenido o mis objetivos del mes. Pero si buscás algo más integral, TickTick está buenísima: tiene diferentes listas, etiquetas, recordatorios y widgets. También tiene un seguidor de hábitos, temporizador de Pomodoro y se integra con tu Google Calendar. De todas maneras, elegí la que mejor se adapte a tu forma de trabajar.

Conclusión

Saber cómo escribir tus tareas correctamente no solo mejora tu organización, también te da foco en lo qué te tenés que concentrar. Pero sobre todo, te da paz mental de que todo está bajo control, que no te estás olvidando de nada lo que te ayuda reducir el ruido de tu cerebro.

Si te interesa, te comparto mi plantilla gratuita de tareas de Notion