¿Te ha pasado alguna vez que anotas una tarea como “llamar al electricista” y días después no tienes idea de por qué, para qué o incluso quién era el electricista? No estás sola. Todos batallamos con lo mismo. Por eso, hoy quiero hablarte sobre cómo escribir tus tareas de forma efectiva y procesar tu lista de pendientes para mejorar tu organización y productividad.

¿Por qué no funciona tu lista de tareas?

La procrastinación no siempre tiene que ver con la vagancia. Muchas veces, es una consecuencia directa de no procesar correctamente nuestras tareas. Anotas algo rápido en una libreta o app, pensando que “tu yo del futuro” va a entender de qué se trata… pero spoiler alert: no lo va a hacer.

Heráclito decía que uno no se baña dos veces en el mismo río, y lo mismo aplica para tu mente. Tu yo de hoy no es el mismo que el de mañana. Por eso es clave anotar las tareas de manera clara y específica.

El error #1: No escribir bien tus tareas

Una tarea bien escrita debería responder a estas preguntas:

  • Qué: ¿Cuál es la acción concreta? (Ej: Llamar al electricista) Sí o sí aquí va un verbo.
  • Cuándo: ¿Cuándo lo vas a hacer?
  • Dónde: ¿Es presencial o virtual? ¿Dónde será?
  • Cómo: ¿Qué necesitás para completarla?
  • Quién: ¿Involucra a alguien más?
  • Sobre qué: ¿Qué tema o contexto tiene?

Ejemplo: Hablar con Yesica

Ejemplo: Hablar con Yesica mañana por teléfono sobre presupuesto del mes que viene. Necesito Prespuesto del mes anterior

Entiendo que quizás parezca mucho a la hora de escribir tooooda una tarea. Podés utilizar un código para agilizar el tema. Eso sí, como despistado que sos dejate anotado qué significa cada cosa. Te conozco. 👀

Este tipo de escritura elimina la fricción a la hora de empezar. Tu yo del futuro va a agradecer que no tenga que adivinar nada.

Error #2: No centralizar tus tareas

¿Usás una mezcla de notas en papel, apps, recordatorios en el teléfono y mails marcados como “importantes”? Entonces este error es para vos.

Centralizar todas tus tareas en un solo lugar es clave para una buena organización como emprendedora. Las apps digitales como TickTick, que tiene buzón de entrada, recordatorios y widgets, te ayudan a mantenerlo todo a la vista y evitar que algo se pierda por el camino.

Error #3: Hacer listas eternas sin procesar

¿Te sentaste alguna vez a volcar todas tus tareas en una lista gigante y terminaste con más ansiedad que antes? Eso es normal. El famoso brain dump está buenísimo como primer paso, pero después hay que procesar esa lista.

Organizá, dividí, priorizá. No dejes tu lista como un “chorizo” eterno. Necesitás ordenarla para que sea útil y no un generador de estrés.

Error #4: No priorizar correctamente

No todo es urgente. No todo es importante. Y definitivamente no todo es para hoy. Una técnica recomendada para priorizar es la Matriz de Eisenhower, que te permite clasificar tus tareas según su urgencia e importancia.

Dos preguntas clave que te pueden ayudar:

  • ¿Esto es realmente necesario hacerlo ahora?

  • ¿Cuál de estas tareas va a hacer que mi día sea más fácil?

Estas preguntas te ayudan a enfocarte en lo que realmente mueve la aguja en tu día como emprendedora.

Error #5: No dividir las tareas grandes

Una tarea como “lanzar mi nuevo producto” es tan ambigua y grande que asusta. Dividila en pequeñas subtareas que puedas ir tachando: “escribir email de lanzamiento”, “configurar página de venta”, “agendar publicación en redes”.

Las subtareas reducen el estrés, hacen el proyecto más realizable y te ayudan a mantenerte enfocada en los pasos concretos.

Error #6: No agrupar tareas similares

Pasar de escribir un presupuesto a contestar mensajes de Instagram y luego revisar el stock, le exige a tu cerebro un cambio de contexto constante que consume energía mental.

Agrupar tareas similares (por ejemplo, responder todos los mensajes de una vez, o dedicar un bloque solo a planificación) te ayuda a trabajar con más fluidez.

Error #7: No asignar un momento para procesar tu lista

De nada sirve tener una lista si no le dedicás tiempo para organizarla. El mejor hábito que podés incorporar a tu rutina es tomarte 15 minutos al día para procesar tu lista: actualizar, priorizar, tachar, reagendar. Yo lo hago antes de empezar a trabajar, así ya tengo claridad mental desde el minuto uno.

Conclusión

Saber cómo escribir tus tareas correctamente no solo mejora tu organización, también reduce la procrastinación y hace que tus días fluyan con más claridad. Y si sos emprendedora, sabés que el tiempo es uno de tus recursos más valiosos.